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E-Mail: Versand

Für Ihre Standardmails wählen Sie auf dem Reiter 'Versand', wann der Versand durchgeführt werden soll.

Für Mails mit dem Verhalten Dialogmail und Kampagnenmail ist das nicht nötig. Diese werden einmalig aktiviert und der Versand erfolgt anschließend Ereignis-basiert an einzelne Abonnenten, z. B. als automatische Bestätigung einer Newsletter-Anmeldung. Wann welche Dialogmail verschickt wird, legen Sie im Anmeldesetup, Abmeldesetup oder Profilmanagersetup fest. Kampagnenmails wählen Sie im Versandbaustein von Kampagnen aus.

Versand von Standardmails

Sie können Ihre Newsletter sofort oder zeitgesteuert versenden.

In beiden Fällen erfolgt der Versand erst, nachdem Sie den Button 'Zum Versand' klicken und anschließend die Zusammenfassung Ihrer Einstellungen bestätigen.

E-Mail Versand


Die beiden Versandstart-Möglichkeiten:

  • Sofort: Der Versand startet, sobald Sie 'Zum Versand' -> 'Jetzt Senden' klicken.
  • Zeitgesteuert: Sie wählen Datum und Uhrzeit, wann der Versand starten soll. Zur Aktivierung des Versands klicken Sie anschließend 'Zum Versand' -> 'Jetzt Aktivieren'.

    Solange der Versand zeitgesteuerter Mailings noch bevor steht, lassen sich Inhalt und Betreff ändern. Dazu muss das bereits aktivierte Mailing pausiert werden: Reiter 'Versand' --> 'Pausieren'. Anschließend lässt sich der Versand 'Fortsetzen' oder auch endgültig abbrechen.
    Möchten Sie stattdessen die Versandzeit korrigieren, müssen Sie das ausstehende Mailing beenden und anschließend aus dem Archiv wiederherstellen. Diese Kopie können Sie nun mit dem korrigierten Versanddatum aktivieren.

    Hinweis "Wann passiert was": Der Versandprozess beginnt zunächst mit der Personalisierung. Dabei setzt das Versandsystem den Mail-Inhalt für jeden einzelnen Empfänger anhand der Abonnentendaten (Anrede usw.) zusammen. Diese Personalisierung startet zum Zeitpunkt des eingestellten Versandstarts, nicht sofort. Damit wird sichergestellt, dass die versendeten Mailings stets die aktuellsten Abonnentendaten nutzen, selbst wenn sich diese nach Versandaktivierung noch geändert haben.

Optimierung (optional)

Haben Sie das Modul 'Versandzeitoptimierung' gebucht, versendet MAILINGWORK nach Ihren Vorgaben zum individuellen Zeitpunkt je Empfänger. Ein optimaler Versandzeitpunkt kann helfen, die Öffnungsrate zu steigern.

Zwei Varianten stehen zur Wahl:

  • Zur Ortszeit: Versenden Sie weltweit zur Ortszeit jedes Abonnenten. Unpassende Versandzeitpunkte aufgrund verschiedener Zeitzonen gehören der Vergangenheit an.
  • Zur Wunschzeit: Versenden Sie am Wunsch-Wochentag oder zur Wunsch-Uhrzeit jedes Abonnenten. Die Zeitpunkte exportieren Sie aus Ihrem CRM oder der Abonnent wählt im Anmeldeformular selbst.


Hinweis "Wann passiert was": Der Versandprozess beginnt zunächst mit der Personalisierung. Dabei setzt das Versandsystem den Mail-Inhalt für jeden einzelnen Empfänger anhand der Abonnentendaten (Anrede usw.) zusammen. Diese Personalisierung startet zum individuellen Zeitpunkt gemäß Zeitverschiebung jedes Abonnenten, nicht sofort für alle. Damit wird sichergestellt, dass jedes versendete Mailing stets die aktuellsten Abonnentendaten nutzt, selbst wenn sich diese nach Versandaktivierung noch geändert haben.

Variante 1: Zur Ortszeit

Jeder Empfänger erhält den Newsletter zur weltweit passenden Ortszeit. Sie wählen den Zeitpunkt des Versandstarts, und wir staffeln den Versand innerhalb von 24 Stunden nach der Zeitzone jedes Abonnenten.

Damit versenden Sie ohne manuellen Zusatzaufwand an internationale Empfänger, insbesondere Tageszeit-bezogene Angebote, die Sie weltweit kommunizieren möchten.

 

Versandzeitoptimierung


Der Versand beginnt in der für Deutschland geltenden mitteleuropäischen Zeitzone MEZ (UTC +1h).

Beispiel: Haben Sie als Versandstart 9 Uhr eingestellt, dann bekommen Berliner den Newsletter um 9 Uhr deutscher Zeit, Londoner eine Stunde später und New Yorker bekommen ihn sechs Stunden später zur New Yorker Ortszeit 9 Uhr.

Über den Button 'Einstellungen' können Sie die Quelle der Ortsbestimmung wählen.

  • Länderfeld (Ihre Vorgabe): Sie befüllen ein Feld des Typs Länderauswahl mit den Ländercodes der Abonnenten. Wenn Sie das Land Ihrer Abonnenten kennen, empfehlen wir diese Variante. Für Länder mit mehreren Zeitzonen, wie z.B. USA oder Russland, wird automatisch die mittlere Zeitzone benutzt.

  • Letzter Öffnungsort (Automatisch): Bei jeder Mailing-Öffnung ordnen wir dem Abonnenten anhand der IP-Adresse eine Zeitzone zu. Bitte beachten Sie, dass diese Automatik systembedingte Einschränkungen hat. Sie liefert keinen Ort, wenn der Abonnent keine Profiling-Zustimming erteilt hat oder wenn er bisher kein Mailing geöffnet hat. Als Öffnung zählt bereits der Klick in der Anmeldebestätigung neuer Abonnenten. Allerdings liefert die IP-Adresse lediglich den Serverstandort des Internetproviders bzw. Webmailers, der insbesondere in B2C Verteilern häufig vom tatsächlichen Standort des Empfängers abweicht.

    Die örtliche Verteilung Ihrer Abonnenten sehen Sie in der Kartenansicht der E-Mail-Statistik. Die zuletzt ermittelte Zeitzone wird beim Bearbeiten eines Abonnenten auf dem Tab 'Eigenschaften' angezeigt.

An Abonnenten ohne Ortsinformation wird klassisch ohne Optimierung versendet, d. h. zum eingestellten Versandstart.

Variante 2: Zur Wunschzeit

Jeder Empfänger erhält den Newsletter zur abonnierten Wunschzeit, die in den speziellen Abonnentenfeldern Versand-Wochentag und Versand-Uhrzeit eingetragen ist. Beide Felder müssen im Account existieren, dürfen jedoch auch leere Werte enthalten.

Diese Variante eignet sich für Newsletter ohne zeitkritischen Inhalt, bei denen eine besonders hohe Öffnungsrate gewünscht ist.

Sie wählen den Zeitpunkt des Versandstarts, und wir staffeln den Versand innerhalb von 7 Tagen nach den Abonnentenwünschen.

Die Funktion lässt sich wie folgt nutzen:

  • Import aus Ihrem CRM: Sie kennen aus bisherigen Aktivtäten (z. B. Website-Klicks) den besten Zeitpunkt, um mit Ihren Kontakten zu kommunizieren? Importieren Sie aus Ihrem CRM pro Empfänger den Wochentag als Zahl von 1 (Montag) bis 7 (Sonntag) und/oder die Uhrzeit.
  • Empfänger-Wunsch: Lassen Sie im Anmeldeformular oder später im Profilmanager den Empfänger selbst wählen, an welchem Wochentag und/oder zu welcher Uhrzeit er den Newsletter bekommen möchte.
  • Profilanreicherung: Tragen Sie per Profilanreicherung einen Zielgruppen-abhängigen Versand-Wochentag und/oder eine Versand-Uhrzeit ein.

Was passiert, wenn die Abonnentenfelder für Versand-Wochentag oder Versand-Uhrzeit keinen Wert enthalten?

  • Fehlt bei einem Abonnenten der Wochentag, wird am nächstmöglichen Tag nach Versandstart zur Wunsch-Uhrzeit versendet.
  • Fehlt bei einem Abonnenten die Uhrzeit, wird am Wunsch-Wochentag zur Uhrzeit des Versandstarts versendet.
  • Fehlt beides, wird klassisch ohne Optimierung versendet, d. h. zum eingestellten Versandstart.

Empfänger wählen: Abonnentenlisten und Zielgruppe

Wählen Sie eine oder mehrere Abonnentenlisten, an die Sie das Mailing versenden möchten. Optional können Sie den Empfängerkreis zusätzlich eingrenzen, indem Sie eine oder mehrere Zielgruppen wählen. Sind mehrere Zielgruppen gewählt, werden diese gemeinsam angeschrieben.

Der Beispiel-Screenshot zeigt die Wahl von Abonnentenlisten. Um eine Liste zu wählen, klicken Sie auf den Namen der Liste. Um mehrere Listen zu wählen, ziehen Sie die Maus über die gewünschten Listen nach unten. Beim Loslassen der Maustaste wird Ihre Auswahl übernommen. Nutzen Sie das Suchfeld, um nach einem bestimmten Listen-Namen oder einer Listen-ID zu suchen.

Erweitert: Drosselung der Versandgeschwindigkeit und Beschränkung der Versandmenge (optional)

Im Bereich 'Erweitert' lässt sich die Versandgeschwindigkeit drosseln oder die Versandmenge beschränken.

  • Versandgeschwindigkeit drosseln: Der Versand in MAILINGWORK ist schnell. Sehr schnell. Die bewusste Verteilung großer Versandmengen auf 1 oder 2 Tage kann sinnvoll sein, wenn Sie starke Empfänger-Reaktionen erwarten und deren Lastspitzen auf Ihrem eigenen Server vermeiden möchten.
  • Versandmenge beschränken: Durch Eingabe einer maximalen Versandmenge lassen Sie das Versandsystem per Zufall entscheiden, welche (als Beispiel) Ihrer 100,000 Empfänger ein auf 500 Stück begrenztes Angebot erhalten, etwa einen Gutschein.

Versand - Erweitert

Hinweis "Wann passiert was": Der Versandprozess beginnt zunächst mit der Personalisierung. Dabei setzt das Versandsystem den Mail-Inhalt für jeden einzelnen Empfänger anhand der Abonnentendaten (Anrede usw.) zusammen. Diese Personalisierung startet gemäß der eingestellten Drosselung jedes einzelnen Abonnenten, nicht sofort für alle. Damit wird sichergestellt, dass jedes versendete Mailing stets die aktuellsten Abonnentendaten nutzt, selbst wenn sich diese nach Versandaktivierung noch geändert haben.

Button 'Zum Versand'

Nach Klick auf 'Zum Versand' erhalten Sie eine Zusammenfassung der wichtigsten Daten Ihres Mailings:

Nach sorgfältiger Prüfung der Zusammenfassung klicken Sie 'Jetzt senden'. Sollten Sie anschließend dennoch eine falsche Einstellung bemerken, ist eine sehr schnelle Reaktion erforderlich. Solange der Versand noch läuft, finden Sie im "Versanddetails"-Popup ganz unten einen "Pausieren"-Button. Damit lässt sich der Versand pausieren oder abbrechen.

Versanddetails und Versandfortschritt

Nach Start des Versandes erscheint in der Übersicht der neue Aktionslink Versanddetails. Sie sehen eine kurze Zusammenfassung zum Mailing, einen Fortschrittsbalken und die einzelnen Versandstufen von 'Bereit' bis 'Versand abgeschlossen'. Mit Hilfe der Versandstufen können Sie genau erkennen, wann der Versand abgeschlossen ist. Mit 'OK' gelangen Sie wieder in die E-Mail-Übersicht. Das Fenster kann auch vorzeitig geschlossen und über den Schnell-Link 'Versanddetails' wieder geöffnet werden.

Standard-Mailings nehmen beim Versenden den Status 'versendet', 'wird zeitgesteuert versendet am ...' und 'wartend' an.

Anschließend können Sie über unsere Versandstatusanzeige direkt wärend des Versandes beobachten, wie viele Ihrer Mails bereits versendet wurden.

 

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