Listen bereinigen: Dublettenabgleich

Der Dublettenabgleich fasst inhaltlich gleiche Abonnenten mit verschiedenen Abonnenten-IDs unter einer einzigen Abonnenten-ID zusammen.

Damit vermeiden Sie nicht nur Mehrfach-Zustellungen an denselben Empfänger, sondern sammeln auch alle Aktivitäten (Klicks, Öffnungen) und Interessenswerte an einem einzigen Abonnenten.

Durch den Dublettenabgleich geht kein Abonnent verloren. Auch seine Mitgliedschaft in Abonnentenlisten bleibt unverändert, d. h. der zusammengeführte Abonnent kann problemlos zu mehreren Abonnentenlisten gehören.

Was sind Dubletten?

Jeder Abonnent besitzt eine eindeutige Abonnenten-ID. In der Praxis kommt es jedoch vor, dass sich derselbe Abonnent mehrfach anmeldet oder mehrfach importiert wird.

So erhalten inhaltlich gleiche Abonnenten verschiedenen Abonnenten-IDs und gelten deshalb für MAILINGWORK als verschiedene Empfänger. Werden diese Dubletten nicht bereinigt, führt das zu unnötigen Nachteilen.

Dubletten entstehen, wenn Sie

• ... in der 'Abonnentenverwaltung' denselben Empfänger mehrfach anlegen, z. B. in verschiedenen Abonnentenlisten. Lösung: Bearbeiten Sie den vorhandenen Abonnenten weisen Sie ihm eine weitere Liste zu (Reiter 'Listenzugehörigkeit').
• ... im 'Anmeldesetup' die mehrfache Anmeldung desselben Abonnenten zulassen. Lösung: Wählen Sie ein Dublettenabgleichsetup, denn wird die Dublette direkt nach der Anmeldung bereinigt.
• ... beim Abonnenten-'Import' die Importart 'hinzufügen' oder 'ersetzen' gewählt haben. Lösung: Wählen Sie die Importart 'aktualisieren und hinzufügen'. Damit werden bereits vorhandene Abonnenten mit den neuen Importdaten aktualisiert und nicht mit jedem Import neue Dubletten erzeugt.

Neuer Dublettenabgleich

Auf dem Reiter 'Neue Suche' wählen Sie im Bereich 'Abgleichslisten' die Abonnentenliste(n), in denen nach Dubletten gesucht werden soll. Haben Sie mehr als eine Liste gewählt, wird listenübergreifend gesucht.

Anschließend legen Sie die gewünschten 'Abgleichsfelder' und 'Folgeaktion' fest oder wählen ganz bequem ein 'Dublettenabgleichsetup', in dem Sie die gewünschten Einstellungen zuvor bereits gespeichert haben.

Abgleichsfelder

Welche Abonnenten als "inhaltlich gleich" gelten sollen, legen Sie durch Wahl der 'Abgleichsfelder' fest. Typische Beispiele:

• Versand per E-Mail: gleiche E-Mail-Adresse
• Versand per SMS: gleiche Telefonnummer
• Versand per Postkarte: gleicher Vorname + Nachname + Straße + Hausnummer + Postleitzahl + Stadt + Land

Sind wie im Postkarten-Beispiel mehrere Felder gewählt, wird eine Dublette nur bei Übereinstimmung aller Abgleichsfelder erkannt (UND-verknüpft). Groß-/Kleinschreibung und Leerzeichen werden dabei ignoriert, d. h. "Hans" und "hans " gelten als Dublette.

Sie entscheiden selbst, wie "streng" Ihre Dublettensuche sein soll. Ein Beispiel: Sie werben damit, dass die Anmeldung zu Ihrem Kunden-Newsletter mit einem persönlichen Willkommens-Gutschein belohnt wird. Nun melden sich Herr und Frau Mustermann getrennt voneinander an, jedoch beide unter der E-Mail-Adresse mustermann@webhoster.de. Um sicherzustellen, dass beide Ihren persönlichen Gutschein erhalten und nicht als Dublette gelten, wählen Sie als Abgleichsfeld E-Mail-Adresse und Vorname und Nachname. Eine ebenfalls gern genutzte Möglichkeit ist es, die Felder 'E-Mail' und 'Kundennummer' (sofern vorhanden) abzugleichen.

Bitte beachten Sie jedoch, dass durch diese strengere Prüfung generell mehr Dubletten bestehen bleiben, z. B. wenn derselbe Empfänger das Anmeldeformular heute mit Kundennummer ausfüllt, morgen jedoch ohne.

Folgeaktion

Die gefundenen Dubletten lassen sich per Folgeaktion automatisch 'Zusammenführen' oder 'Exportieren'. Ist keine Folgeaktion gewählt, wird anschließend die Suchergebnis-Seite angezeigt und die gewünschte Aktion lässt sich manuell starten:

'Exportieren' erstellt eine CSV-Datei, die Sie auf Ihrem Computer speichern und manuell bearbeiten können.

'Zusammenführen' führt die gefundenen Dubletten unter der jeweils ältesten Abonnenten-ID zusammen, um deren wertvolle Aktivitätsdaten (Klicks, Öffnungen) und Interessenswerte in jedem Fall zu erhalten. Die Aktivitätsdaten und Interessenswerte der neueren Abonnenten-IDs werden verworfen.

• Abonnent mit neuster Änderung
  Der Abonnent mit dem neusten Änderungsdatum wird innerhalb der Dubletten gesucht und seine Feldwerte werden übernommen.
• Abonnent mit ältester Änderung
  Wie oben, jedoch mit Priorität auf dem Abonnenten mit der ältesten Änderung.

Die Option Nur ausgefüllte Felder übernehmen (empfohlen) sollte in der Regel aktiviert bleiben. Damit vermeiden Sie die Übernahme leerer Felder. Haben Sie beispielsweise 'Abonnent mit neuster Änderung' gewählt, geschieht folgendes: Ist das Feld des Abonnenten mit der neusten Änderung leer, wird beim Abonnenten mit der zweit-neusten Änderung nachgeschaut usw.  So werden möglichst viele Felder des zusammengeführten Abonnenten mit möglichst neuen Werten aufgefüllt, ohne bereits gefüllte Felder zu leeren.

Nach Klick auf 'Starten' beginnt MAILINGWORK den Dublettenabgleich und wechselt zum Reiter 'Suchergebnisse'. Je nach Menge der Abonnenten und Abgleichsfelder kann es etwas dauern, bis der Abgleich abgeschlossen ist. Nach Fertigstellung wird Ihnen die Anzahl an 'Dubletten' und 'Gruppen' ausgegeben. Gleichen Sie beispielsweise anhand der E-Mail-Adresse ab und es werden drei Abonnenten mit der E-Mail-Adresse info@MAILINGWORK.de gefunden, so würden als Ergebnis drei Dubletten der Gruppe info@MAILINGWORK.de angezeigt.

Die an dieser Stelle ausführbaren Aktionen sind: 'Ergebnisse', 'Zusammenführen', 'Exportieren' und 'Löschen'. Dabei entfernt 'Löschen' tatsächlich alle(!) gefundenen Abonnenten, nicht nur den doppelten Teil der Dubletten. Mit 'Exportieren' speichern Sie eine CSV-Datei auf Ihrem Computer, um die gefundenen Dubletten z. B. via Excel zu bearbeiten. 'Zusammenführen' zeigt Ihnen die oben genannte Wahl des Zusammenführungs-Modus an und überführt die Dubletten gemäß Ihrer Wahl in einen Datensatz. Via Klick auf 'Ergebnisse' erhalten Sie eine Detailansicht über die gefundenen Dubletten.

Ausnahmefall: Falls pro Gruppe nur zwei oder drei Dubletten gefunden werden, können Sie manuell für jedes einzelne Abonnentenfeld entscheiden, ob die Werte von Abonnent 1 oder 2 übernommen werden sollen.

Ein Klick auf das Papierkorb-Symbol verwirft die Suche.

Die Reiter 'Zusammenführung' und 'Export' zeigen Ihnen jeweils den aktuellen Status Ihrer ausgewählten Aktionen nach der Dublettensuche.